Datenschutzerklärung

Der Schutz personenbezogener Daten hat für waitrAI einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den jeweils ergänzend anwendbaren nationalen Vorschriften.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundenhistorien, Kommunikationsinhalte, Bestellangaben, Rechnungsdaten, IP-Adresse oder Standort- und Adressdaten.

Diese Angaben betreffen die Datenverarbeitung, für die waitrAI selbst Verantwortlicher ist. Soweit waitrAI Daten ausschließlich im Auftrag eines Restaurants verarbeitet, ist für diesen Verarbeitungsteil das jeweilige Restaurant primär datenschutzrechtlich verantwortlich.

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, unserer SaaS-Dienste, der Kommunikation mit Ihnen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
• Daten erhalten wir grundsätzlich direkt von Ihnen, aus der Nutzung unserer Systeme, von dem jeweils angebundenen Restaurant oder aus technisch erforderlichen Rückmeldungen von Integrations- und Zahlungsanbietern.
• Bei Endkundendaten eines Restaurants erhält waitrAI Informationen insbesondere aus WhatsApp-Nachrichten, Bestell- und Reservierungsabläufen, Adress- und Zahlungsangaben sowie Statusrückmeldungen.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sollen über waitrAI grundsätzlich nicht verarbeitet werden. Soweit solche Angaben ausnahmsweise in Freitexten enthalten sind, verarbeiten wir sie nur, wenn dies im Einzelfall rechtlich zulässig und für den konkreten Zweck erforderlich ist.
• Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Unsere KI-Funktionen bereiten Inhalte nur vor, etwa eine Bestellung im Chat oder eine eingelesene Speisekarte; angenommen und freigegeben werden sie von Menschen.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte URL, Browser- und Geräteinformationen, Spracheinstellungen sowie Referrer-Informationen. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website sicher auszuliefern, Missbrauch zu verhindern und die Stabilität der Systeme zu gewährleisten.

Demo-Anfrage: Wir speichern Name, Restaurant, E-Mail, auf Wunsch Telefon und Nachricht sowie einen Empfehlungscode, falls Sie über eine Empfehlung kommen. Wir nutzen die Angaben, um Sie zu kontaktieren und eine Vorführung zu vereinbaren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Intern halten wir fest, wer die Anfrage bearbeitet. Ohne Vertragsschluss löschen wir die Anfrage 12 Monate nach dem letzten Kontakt.

Warteliste: Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse und den Namen Ihres Restaurants, um Sie zum Start zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Eintragung gilt erst, wenn Sie sie über den Link in unserer Bestätigungsmail bestätigen (Double-Opt-in); zum Nachweis halten wir den Zeitpunkt von Eintragung und Bestätigung sowie die Fassung des Einwilligungstexts fest. Die E-Mails versenden wir über Resend. Unbestätigte Eintragungen löschen wir nach 7 Tagen. Sie können sich jederzeit austragen, etwa per Antwort auf eine unserer E-Mails oder an hello@waitrai.app. Wir löschen die Liste 3 Monate nach dem Start.

Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking. Wir speichern nur, was für die Website und die App nötig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Kommen Sie über einen Empfehlungslink, halten wir den Empfehlungscode nur im Arbeitsspeicher des geöffneten Tabs und ohne Cookie, damit er mit einer Demo-Anfrage übermittelt werden kann. Nach dem Neuladen oder Schließen der Seite ist er weg.

Bei der Nutzung des waitrAI-Produkts verarbeiten wir insbesondere Konto-, Vertrags-, Restaurant-, Menü-, Kommunikations-, Bestell-, Reservierungs-, Billing-, Nutzungs- und Supportdaten. Dazu zählen etwa Angaben zu Restaurantprofilen, Speisekarten, Öffnungszeiten, Lieferzonen, Kundennachrichten, Bestellinhalten, Reservierungsanfragen, Kundenkontakten, Zustelladressen, Zahlungsstatus, Tickets und Systemnutzung.

Im Onboarding und bei der Produktkonfiguration können Dateien und Medien hochgeladen werden, zum Beispiel Speisekarten, Logos oder andere Restaurantunterlagen. Diese Inhalte werden verarbeitet, um Stammdaten zu extrahieren, die Produktkonfiguration zu beschleunigen und Ihr Konto bzw. das Restaurantprofil technisch bereitzustellen.

Soweit Endkundendaten über waitrAI für ein Restaurant verarbeitet werden, geschieht dies regelmäßig zur Entgegennahme und Bearbeitung von Bestellungen, Reservierungen, Statusanfragen, Rückfragen, Marketing-Opt-ins, Loyalty- oder Kampagnenantworten sowie zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Kommunikation. In diesem Zusammenhang handelt waitrAI typischerweise als Auftragsverarbeiter des Restaurants.

Zusätzlich verarbeitet waitrAI eigene Vertrags- und Abrechnungsdaten der Restaurantkunden, etwa für Registrierung, Authentifizierung, Planverwaltung, Stripe-Abos, Billing-Portal, Rechnungsbezug, DATEV-Exporte, Support und die allgemeine Kundenbetreuung.

Wir suchen über Google Places nach Restaurants, die zu waitrAI passen könnten. Dabei speichern wir öffentlich angegebene Geschäftsdaten: Name des Betriebs, Anschrift, Telefonnummer und Website. Bei Messen oder Besuchen fotografieren wir manchmal Visitenkarten; den Text lesen wir mit einem Sprachmodell von OpenAI aus. Unsere Mitarbeiter halten Gesprächsnotizen fest, auch als Sprachnotiz, die OpenAI in Text umwandelt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unser Angebot Restaurants vorzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Per E-Mail oder WhatsApp schreiben wir nur, wenn Sie vorher eingewilligt haben. Telefonisch melden wir uns nur mit einem konkreten Anlass. Wenn wir Sie zum ersten Mal kontaktieren, spätestens aber nach einem Monat, informieren wir Sie über die Herkunft der Daten.

Sie können der Nutzung jederzeit widersprechen, zum Beispiel per E-Mail an hello@waitrai.app. Dann löschen wir Ihre Daten und vermerken nur, dass Sie nicht mehr kontaktiert werden möchten. Ohne Vertrag löschen wir die Daten 12 Monate nach dem letzten Kontakt.

waitrAI verarbeitet Daten über verschiedene Kommunikationskanäle und API-Schnittstellen. Dazu gehören insbesondere Website-Formulare, E-Mail-Kommunikation, Authentifizierungs- und Produkt-APIs, WhatsApp- und Messaging-Schnittstellen, Support-Tickets sowie Rückmeldungen von Zahlungs- und Plattformanbietern.

Im produktiven Restaurantbetrieb kann waitrAI Text-, Sprach-, Status- und Interaktionsdaten aus Messaging-Kanälen verarbeiten. Hierzu zählen insbesondere eingehende WhatsApp-Nachrichten, Buttons, Listeninteraktionen, Audioinhalte, Metadaten, Zustell- oder Statusmeldungen sowie daraus abgeleitete Bestell- und Reservierungsinformationen.

Wenn Sprachinhalte verarbeitet werden, können Audiodateien oder Audiospuren zur Transkription an technische Dienstleister übermittelt werden. Spracheingaben im Dashboard überträgt Ihr Browser dafür direkt an OpenAI. Außerdem nutzen wir APIs zur Abrechnung, zum Versand transaktionaler E-Mails, zur KI-gestützten Strukturierung von Inhalten sowie zur technischen Verarbeitung von Dateien, Restaurant- und Nutzungsdaten.

• Stamm- und Kontaktdaten, z. B. Name, Restaurantname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Rolle, Login- und Kontoinformationen
• Vertrags- und Billingdaten, z. B. Tarif, Abo-Status, Stripe-Kundennummer, Rechnungsbezug, Zahlungs- und Transaktionsinformationen
• Restaurant- und Produktdaten, z. B. Menüinhalte, Preise, Extras, Varianten, Öffnungszeiten, Lieferzonen, Logos, hochgeladene Dateien
• Kommunikationsdaten, z. B. Chat-Inhalte, WhatsApp-Nachrichten, Supportanfragen, Opt-in-/Opt-out-Angaben, Statusmeldungen
• Bestell- und Reservierungsdaten, z. B. Bestellpositionen, Zeitpunkte, Kundenname, Telefonnummer, Lieferadresse, Reservierungsdetails und Notizen
• Marketing- und Referral-Daten, z. B. Waitlist-Daten, Referral-Codes, Broadcast-Opt-ins, Kampagnenreaktionen und Präferenzdaten
• Technische Nutzungs- und Protokolldaten, z. B. IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, Zugriffsdaten, Fehler- und Trace-Informationen
• Adress- und Geodaten, soweit für Lieferzonen, Zustelllogik, Routen- oder Verfügbarkeitsprüfungen erforderlich
• Vertriebsdaten, z. B. öffentlich angegebene Geschäftsdaten von Restaurants, Angaben von Visitenkarten und Gesprächsnotizen

• Bereitstellung und sicherer Betrieb der Website und SaaS-Plattform
• Registrierung, Authentifizierung, Kontoverwaltung und Vertragsdurchführung
• Einrichtung und Verwaltung von Restaurantprofilen, Speisekarten, Uploads und Produktkonfigurationen
• Entgegennahme, Bearbeitung und Dokumentation von Bestellungen, Reservierungen, Statusmeldungen und Kundenkommunikation
• Bereitstellung von KI-gestützten Hilfsfunktionen wie Strukturierung, Transkription, Textgenerierung, Klassifikation und Retrieval-Unterstützung
• Durchführung von Billing-, Zahlungs-, Rückerstattungs-, Reporting- und Exportprozessen
• Support, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr, Stabilitätskontrolle, Logging und IT-Sicherheit
• Ansprache von Restaurants im Vertrieb auf Grundlage öffentlich angegebener Geschäftsdaten
• Versand von produktbezogenen Informationen, optionalen Marketingmitteilungen, Waitlist-Updates oder Referral-bezogenen Mitteilungen, soweit rechtlich zulässig oder eingewilligt
• Erfüllung gesetzlicher Nachweis-, Aufbewahrungs- und Compliance-Pflichten

Für jeden Zweck nennen wir die Rechtsgrundlage. Stützen wir uns auf berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), steht das Interesse dabei.

Soweit waitrAI Daten im Auftrag eines Restaurants verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Basis eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO. Die datenschutzrechtliche Grundlage für den Primärzweck gegenüber der betroffenen Endkundin oder dem Endkunden liegt in diesen Fällen grundsätzlich beim jeweiligen Restaurant.

Für Konto und Vertrag brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort, die Angaben zum Restaurant, die für Bestellungen nötig sind (etwa Name, Anschrift und WhatsApp-Nummer), sowie die Zahlungsangaben, die Stripe abfragt. Ohne diese Angaben können wir keinen Vertrag schließen und waitrAI nicht bereitstellen. Für eine Demo-Anfrage brauchen wir Name, Restaurant und E-Mail-Adresse, um Ihnen zu antworten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Gesetzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen.

Personenbezogene Daten werden nur an solche Empfänger übermittelt, die sie zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks benötigen. Dabei unterscheiden wir zwischen Verantwortlichen, Auftragsverarbeitern und Unterauftragsverarbeitern.

• Hosting-, Datenbank-, Authentifizierungs-, Storage- und Edge-Infrastruktur, insbesondere über Supabase
• Hosting von Website und Web-App über Vercel
• Messaging- und Kommunikationsanbieter, insbesondere Meta bzw. die WhatsApp Business API für Nachrichten- und Statusverarbeitung
• KI- und Transkriptionsanbieter, insbesondere OpenAI für Text-, Audio-, Transkriptions-, Embedding- und Strukturierungsaufgaben
• Zahlungs- und Billinganbieter, insbesondere Stripe für SaaS-Abos und Billing-Portal sowie PayPal für endkundenseitige Zahlungsprozesse und Rückerstattungen
• Transaktionale E-Mail-Dienstleister, insbesondere Resend für den Versand bestimmter Report- oder Systemmails sowie der Bestätigungs- und Startmails der Warteliste
• Karten-, Adress- oder Geocoding-Dienste, soweit diese für Lieferzonen, Adressvalidierung oder kartografische Funktionen eingesetzt werden, etwa Google Maps oder OpenStreetMap/Nominatim
• Google (Places API) für die Suche nach öffentlich angegebenen Geschäftsdaten von Restaurants, etwa Name, Anschrift, Telefonnummer und Website, im Rahmen unseres Vertriebs
• Das jeweils eingebundene Restaurant, soweit Kommunikations-, Bestell-, Reservierungs- oder Statusdaten diesem Restaurant zugeordnet sind
• Berater, Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist

Zahlungsanbieter wie Stripe oder PayPal verarbeiten bestimmte Daten teilweise als eigene Verantwortliche, insbesondere soweit sie regulatorischen, abrechnungsbezogenen oder geldwäscherechtlichen Pflichten unterliegen.

Einige Empfänger sitzen außerhalb der EU oder übermitteln Daten in Drittländer. Für jeden dieser Empfänger nennen wir die Grundlage der Übermittlung:

Eine Kopie der Garantien können Sie unter den im Abschnitt Kontakt genannten Adressen anfordern.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten gelöscht, anonymisiert oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, soweit eine Löschung rechtlich oder technisch nicht sofort möglich ist.

• Marketingeinwilligungen und Opt-in-/Opt-out-Nachweise speichern wir bis zum Widerruf bzw. Widerspruch und darüber hinaus, soweit ein gesetzlicher Nachweis über die Rechtmäßigkeit der Kommunikation erforderlich bleibt.
• Restaurantbezogene Uploads, Menü- und Konfigurationsdaten speichern wir grundsätzlich bis zur Löschung durch das Restaurant, bis zur Ersetzung durch aktualisierte Inhalte oder bis zum Ende des Vertragsverhältnisses.
• Endkundendaten eines Restaurants speichern wir im Auftrag grundsätzlich nach dessen Weisungen, im Rahmen des Vertragsverhältnisses und unter Berücksichtigung etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten des Restaurants.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Zuständig für uns ist der Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polen. Sie können sich aber bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Land, in dem Sie leben, arbeiten oder in dem der Verstoß stattfand, also zum Beispiel bei der Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes (Art. 77 DSGVO).

Wenn waitrAI Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter für ein Restaurant verarbeitet, ist es möglich, dass wir Anfragen an das zuständige Restaurant weiterleiten müssen, damit die betroffenen Rechte sachgerecht und vollständig erfüllt werden können.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. Der Widerruf kann formlos an die im Abschnitt Kontakt genannten Adressen erfolgen, sofern nicht innerhalb des jeweiligen Kanals eine direktere Widerrufsmöglichkeit vorgesehen ist.

Marketingkommunikation ist von operativen Service- und Vertragsmitteilungen zu unterscheiden. Operative Mitteilungen betreffen zum Beispiel Registrierung, Login, Produktnutzung, Bestell- oder Reservierungsstatus, Billing, Support oder sicherheitsrelevante Hinweise. Solche Mitteilungen versenden wir, soweit sie für die Vertragsdurchführung oder den sicheren Betrieb erforderlich sind.

Soweit Sie sich für Waitlist-Updates, produktbezogene Informationen, Referral-Programme oder andere optionale Marketingkommunikation anmelden oder eine entsprechende Einwilligung erteilen, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder einer sonst einschlägigen Rechtsgrundlage.

Wenn Restaurants über waitrAI marketingbezogene Broadcast- oder Kampagnenfunktionen nutzen, ist für den konkreten Versand an Endkunden regelmäßig das jeweilige Restaurant Verantwortlicher. waitrAI verarbeitet Einwilligungs- und Kommunikationsdaten insoweit typischerweise im Auftrag des Restaurants und dokumentiert Opt-in-, Opt-out- oder Präferenzsignale, soweit dies für die Ausführung oder Nachweisbarkeit erforderlich ist.

waitrAI setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, unberechtigter Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung von Daten, insbesondere über TLS
• rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskonzepte
• Trennung von Produkt-, Administrations- und Integrationszugriffen
• Backups, Redundanzen sowie Maßnahmen zur Wiederherstellung der Verfügbarkeit
• Protokollierung, Monitoring und Missbrauchserkennung
• Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung und Need-to-know-Zugriffe

Mehr dazu steht auf der Seite Datenschutz & Sicherheit.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern, neue Funktionen eingeführt werden oder dies zur genaueren Beschreibung unserer Datenverarbeitung erforderlich ist. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Diese Fassung hat die Version 2026-11.

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz bei waitrAI haben oder Rechte nach der DSGVO geltend machen möchten, können Sie uns jederzeit kontaktieren:

Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für waitrAI insbesondere Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), Polen. Daneben können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.